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Ultimo aggiornamento: 12/08/2026

Quando i messaggi diventano numerosi può essere difficile trovare rapidamente quello che cerchiamo.

Gmail mette a disposizione diversi strumenti per organizzare la posta, tra cui categorie, etichette e archiviazione.

Le categorie

Gmail può suddividere automaticamente i messaggi ricevuti in diverse categorie, in base al loro contenuto.

Le principali sono:

• Principale, per i messaggi personali e quelli che non appartengono alle altre categorie;
• Social, per i messaggi provenienti dai social network;
• Promozioni, per pubblicità, offerte e messaggi promozionali;
• Aggiornamenti, per conferme, ricevute, fatture e altre comunicazioni automatiche;
• Forum, per messaggi provenienti da gruppi e forum.

Le categorie sono disponibili quando si utilizza il tipo di Posta in arrivo Predefinita.

Non è necessario utilizzare tutte le categorie.

Per scegliere quelle da visualizzare:

1. aprire Gmail;
2. toccare il Menu ☰ in alto a sinistra;
3. toccare Impostazioni;
4. scegliere il proprio account;
5. aprire le impostazioni della Posta in arrivo;
6. scegliere le categorie che si desidera utilizzare.

Gmail cerca automaticamente di inserire ogni nuovo messaggio nella categoria più adatta.

Se un messaggio è stato inserito nella categoria sbagliata, possiamo spostarlo in un’altra categoria. Questo aiuta anche Gmail a riconoscere meglio dove inserire in futuro messaggi simili.

Le etichette

Le etichette permettono di organizzare i messaggi secondo le proprie esigenze.

Possiamo, per esempio, creare etichette chiamate:

• Famiglia;
• Viaggi;
• Bollette;
• Medico;
• Lavoro.

Uno stesso messaggio può avere anche più etichette.

Le etichette sono quindi diverse dalle normali cartelle: non è necessario creare una seconda copia del messaggio per inserirlo in più gruppi.

Nel Menu di Gmail troviamo inoltre alcune sezioni già predisposte, come:

• Speciali;
• Posticipati;
• Inviati;
• In programma;
• Bozze;
• Tutti i messaggi;
• Spam;
• Cestino.

Nelle versioni recenti di Gmail per Android Google permette anche di creare nuove etichette direttamente dall’app:

1. aprire il Menu ☰;
2. scorrere fino alla sezione delle etichette;
3. toccare Crea etichetta;
4. assegnare un nome alla nuova etichetta;
5. toccare Salva.

Se questa voce non è presente nella propria versione dell’app, le etichette possono comunque essere create utilizzando Gmail dal computer.

Visualizzare i messaggi di un’etichetta

Per vedere tutti i messaggi che hanno una determinata etichetta:

1. aprire il Menu ☰ in alto a sinistra;
2. scorrere l’elenco;
3. toccare l’etichetta desiderata.

Verranno visualizzati i messaggi ai quali è stata assegnata quell’etichetta.

Assegnare un’etichetta a un messaggio

Per assegnare un’etichetta:

1. tenere premuto il messaggio per selezionarlo;
2. toccare il Menu con i tre puntini;
3. scegliere Etichetta come;
4. selezionare una o più etichette;
5. confermare.

È possibile selezionare anche più messaggi e assegnare loro contemporaneamente la stessa etichetta.

Spostare un messaggio

Un messaggio può essere spostato dalla Posta in arrivo a un’altra posizione.

Selezionare il messaggio, aprire il menu e scegliere Sposta in, quindi indicare la destinazione desiderata.

La funzione Sposta in è diversa dall’assegnazione di un’etichetta: assegnando semplicemente un’etichetta, il messaggio può continuare a comparire anche nella Posta in arrivo.

Archiviare i messaggi

Se vogliamo togliere un messaggio dalla Posta in arrivo senza eliminarlo, possiamo archiviarlo.

Per farlo:

1. selezionare il messaggio;
2. toccare l’icona Archivia.

Il messaggio scompare dalla Posta in arrivo, ma non viene cancellato.

Rimane conservato in Gmail e può essere ritrovato nella sezione Tutti i messaggi oppure utilizzando la ricerca.

Se qualcuno risponde a una conversazione archiviata, normalmente questa torna nuovamente nella Posta in arrivo.

Il Cestino

Quando eliminiamo un messaggio Gmail, questo viene spostato nel Cestino.

Per gli account Gmail, i messaggi rimangono normalmente nel Cestino per 30 giorni e possono essere recuperati durante questo periodo. Trascorsi i 30 giorni vengono eliminati definitivamente.

Per recuperare un messaggio:

1. aprire il Menu ☰;
2. toccare Cestino;
3. selezionare il messaggio;
4. scegliere Sposta in;
5. scegliere dove riportarlo.

🟩 Da ricordare

Archiviare ed eliminare non sono la stessa cosa.

• Archiviare significa togliere il messaggio dalla Posta in arrivo conservandolo.
• Eliminare significa spostarlo nel Cestino, dal quale verrà successivamente cancellato definitivamente.

Se pensiamo che un messaggio possa servirci ancora, è quindi spesso preferibile archiviarlo anziché eliminarlo.